Dans le cycle de vie de la dématérialisation, l’archivage électronique figure à la deuxième étape de la dématérialisation. Il s’agit de l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer, détruire et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, plus précisément le processus métier de la numérisation.
Avantages et inconvénients de l’archivage.
Cette gestion documentaire est nécessaire dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le document archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. Effectivement, cela est possible en garantissant l’authenticité via l’empreinte électronique, la signature électronique, la traçabilité des accès et bien d’autres moyens. La durée de l’archivage est fonction de la valeur ajoutée du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou du long terme. La conservation des documents est l’ensemble des moyens pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés.
Certes, le risque de perte des documents numérisés est possible, par exemple à cause d’une attaque malveillante. La question du stockage est également à relever, puisque les besoins augmentent à mesure que la masse de données augmente. Les entreprises ont donc besoin de matériels performants et modulables, et se tournent vers les serveurs qui sont devenus leur coffre-fort électronique, qui ajoutent un coût supplémentaire, tant à l’achat qu’en frais d’entretien.
Pourquoi bien assurer l’archivage des documents numérique
Le système d’archivage demeure la solution la plus efficace pour le développement d’une entreprise. En effet, non seulement, elle assure un gain de productivité, un gain de temps et surtout réduit le cout. Notamment, l’entreprise aurait besoin de moins de papier, moins de besoins de personnel d’archivage, moins de déplacements, et offre la possibilité de travailler à la maison. L’archivage optimise, une rapidité ainsi qu’une souplesse au niveau de l’entreprise. À titre d’exemple, on trouve les documents en un clic, transmission instantanée dans le monde entier via les mails. Ce système simplifie et entraîne aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents, notamment pour les personnes travaillant à distance.
Généralement, les solutions de Gestion électronique des Documents accroissent la sécurité des documents avec un système de sauvegarde permettant de réduire les risques de suppression accidentelle.
Le marché des logiciels d’archivage est aussi varié que celui des logiciels de gestion des stocks. Selon la nature des documents d’archives, chaque entreprise ou administration a des besoins très spécifiques. Les sociétés qui commercialisent des logiciels d’archivage adaptent ainsi leur service au secteur professionnel de ses clients. A noter quelques extraits tels que Alfresco, Nuxeo, OpenKM, Maarch et Dynacaseplatform.
En bref, la dématérialisation source de l’archivage est essentielle pour une valeur ajoutée dans la mesure où l’on sait comment la manier. Elle rend une entreprise plus singulière suivant chaque méthode d’usage. A noter que le passage à une dématérialisation massive est rarement pertinent. Une telle démarche sans accompagnement ni prise en compte de certaines contraintes n’aboutira paradoxalement à la déperdition du résultat.
